忘年会の幹事は一年を締めくくる大事な会の案内人。いざ、その役割が回ってくるとどうしたらよいのか、よくわからない人も多いはず。
今回は社内用の案内文をメール、また紙で回覧する時の文例をテンプレートつきで解説致します！
なお、忘年会関連の記事はこちらもあわせてどうぞ。
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Contents
社内用メールで案内文を出す時のポイント
社内用メールでさっとすませてしまう、というのは一つの方法ですよね。この時、大事なポイントはどこにあるのでしょうか？
メールですから、表題をみてもらい、クリックしてもらう必要が有ります。読者は社員。まず、社内ネットワークの一番見やすい所に掲載することが出来ればもっともよいですね。
社内用案内文メールを送るのに重要なポイントは以下でしょう。
- 案内方法
- 案内文メールの表題
- 案内文メールのコンテンツ
いつ・どこで・対象者は誰か・参加費はいくらかが網羅されていればよい - 連絡先にあなたの連絡先を書く
ポイント１）案内方法
社内に広く案内し、アクションをしてもらうにはどのような方法で案内するか、は重要です。
- メールやチャットでお知らせする
- グループウェアなどで掲載
- 紙で回覧
最近は紙での回覧が減ってきているため、広く周知するには意外と紙での回覧がてっとり早く、確実だったりします。
その上で、メールやチャット、掲示板という２重３重にお知らせすると「聞いてなかった」「知らなかった」などの漏れはなくなるでしょう。
ポイント２）社内用案内文メールの表題
社内用案内文メールの表題は２番めに重要です。表題をみてクリックしてもらう必要が有ります。その為、読者である社員の注意を引きつけることが重要になります。
「お知らせ」や「ご連絡」などでもよいですが、より工夫がほしいですね。
いまいちな例
- 【おしらせ】
- 【ご連絡】
- 【お知らせ!１２月○日の忘年会について】
忘年会というキーワードが左端に来ており、見る人が真っ先に忘年会の案内であることを認識することがベストです。
タイトルに忘年会の日時まで書いてしまうとGood！
- 【忘年会＠１２月○日開催！】
- 【忘年会のご案内 １２月○日○時～】
こんな感じはいかがでしょう。
タイトルだけで、忘年会の詳細の必要最低限のことを理解してもらえますので、日付を入れてしまうのもよいですね。
返信が必要な場合はその旨も入れてしまいましょう。
- 【要返信！】１２月○日 忘年会のお知らせ
- 【参加可否を返信ください】１２月○日 忘年会
上記のようにアクションをとってほしいことを真っ先にタイトルに書いてしまうと、注意を引き付けることができますね。
ポイント３）案内文メールのコンテンツ
メール本文はまず宛先ですね。ここは迷わず、以下のようにするとよいでしょう。
- 各位
- ○○部の皆様
- ○○部各位
宛先が抜けていると、なんだか手抜きメールのように見えてしまいます。宛先は複数人数にあてるので、「各位」か「部門名＋皆様」、という書き方で問題ないと思います。
社内用案内メールの本文
さて、社内用メール本文です。忘年会であるということがすでに伝わっています。必要最低限のことは以下ですね。
- 日時
終了時間の目安も書いてあげると親切 - 開催場所
- 参加対象者
- 会費
- 参加者の人数把握方法の詳細
- 連絡先
- その他連絡事項があれば
文面は固くなりすぎずに書く
上記のことを伝えると、忘年会案内文メールの役割は果たしています。しかし、忘年会は一年の締めくくりを祝う楽しい会で有りたいです。
あまり事務的になりすぎてしまってもなんだかそっけないので、できれば、楽しい雰囲気を出すため、文章は少し工夫をするとぐっと良くなります。
たとえば・・・
- お疲れ様です。以下の日時にて忘年会を開催致します。
↓↓↓↓↓↓↓↓
- ○○部の皆様、お疲れ様です。もうすぐ１年もおわりますね。日頃の仕事の疲れを癒やすべく下記の日時にて、忘年会を開催致します！当日は○○のゲームや余興も用意しています。嫌なことや、つらいこともありますが、思いっきり楽しみませんか？
会社の忘年会は「仕方ないな・・」と思って参加する人も、中にはいると思います。大人の世界ですから、全員が仲良く、という会社はむしろ少ないのでは・・
行かないという選択肢を積極検討する人のためにはこちらの記事「会社の忘年会に行かないのはNG！？二次会を断る方法８選！」もあわせてどうぞ！
さて、上記のように、あまり積極的になれない人もいることを考えると、受け取る側の気持ちを少しでも盛り上げるような演出をしてもよいと思います。
「楽しむ」や「！」や「思いっきり」など、楽しさを演出するキーワードを３箇所以上入れています。「仕方ないな」という気持ちの人に、少しでも楽しい雰囲気が伝わるのではないでしょうか。
終了時間の目安も書いたほうがよい理由
また、忘年会には子持ちの方など、時間制約のある方も参加されることが予想される場合などは何時頃に終わる、ということも明記しておいた方が親切です。
参加者の人数をどのように把握する？
幹事であるあなたは参加人数を確認して、店を予約する必要がありますね。この時は少しでもあなたが楽をする工夫をしたいですね。
方法１
- 参加者リストを作り、紙で回覧し、参加の可否を書いてもらう。
メリットは漏れにくい、ということですね。デメリットは紙を用意す一手間がかかります。
人数が多い場合はこの方法が確実かつ、全体のコントロールがし易いですね。
| 氏名 | 参加可否 |
| 田中 一郎 | 参加・不参加 |
| 田村 次郎 | 参加・不参加 |
| 鈴木 花子 | 参加・不参加 |
| 山田 花美 | 参加・不参加 |
| ・ | 参加・不参加 |
| ・ | 参加・不参加 |
| ・ | 参加・不参加 |
| ・ | 参加・不参加 |
部門をまたぐ忘年会の場合、部門ごとにまとめて提出してもらってもよいですね。上のようなエクセルなどでリストを作成して配って提出してもらうと良いでしょう。
その際は、必ず遅れがちな部門がありますので、それを予測し、早めに期限を設定しましょう。
WEBで出欠を確認するにはこんなのもあります。
方法２
- メールへの参加可否の返信をしてもらう
メリットは案内の手間がかからないこと、デメリットはメールの管理が大変である、ということですね。人数が多い場合はこの方法は避けましょう。
ポイント４）連絡先にあなたの連絡先を書く
社内忘年会の案内文メールはほぼこれでOKですが、最後に、忘れてはならないのが、緊急連絡先および、問い合わせ先であるあなた、および、幹事の連絡先です。
忘年会の社内メール案内文テンプレート
さてこのまま回覧できるようなメールテンプレートを作成しました。
○○部での部門忘年会を想定しました。忘年会開催までに、幹事の仕事で手間がかかる部分が参加の可否を集める所です。
今回は○○部に複数の課がある、と想定し、課長さんに、課内でリストを回覧してもらい、提出をお願いしてしまいます。
ただし、この○○部はある程度人数がいる、ということを想定しています。全員の人数が２０人や３０人程度であれば、人を使わず、自分でやってしまいましょう。
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メールの件名：忘年会のご案内＠１２月○日
各位
○○部の皆様、お疲れ様です。もうすぐ１年もおわりますね。日頃の仕事の疲れ癒やすべく下記の日時にて、忘年会を開催致します！当日は○○のゲームや余興も用意しています。嫌なことや、つらいこともありますが、思いっきり楽しみませんか？
【忘年会詳細】
日時：12月○日（金） 19：00～21：00頃終了予定
会場：○○△△屋
場所：HPアドレスや食べログのページ
対象：○○部の皆様
会費：部長６,０００円
課長５,０００円
一般４,０００円
お問い合わせは○○部○○ 内線：１２３４まで
○○部○○課長、○○課長
恐縮ですが、各課の参加の可否を添付のエクセルファイルにて集めていただくことは可能でしょうか？
【行ってほしいこと】
１ 添付のエクセルファイルをプリントアウト
２ プリントアウトしたリストを課内で回覧
３ 回覧したものをエクセルで私までご返信頂きたいです！
３の提出期限：○月○日までにご提出をお願いできますと幸いです！
幹事○部○○
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参考までに、エクセルファイルを用意しました。簡単に作ったので、そっけないですが・・よろしければ活用してください。
それでも返信しない人はいる
どうしても、返信してくれない人、いますよね。そういう人がいるために、自分で設定した「○日までに返信ください」という設定した日の数日前に「期限がちかづいて来ました。
まだ返事してくれてない人は必ずおしえてね」というリマインドメールを送ることがあります。
これ、超めんどくさく、非生産的な仕事の一つですが、幹事に必ずついて回る仕事でもあります。
そんなあなたのために、メーラーの機能で未来の特定の日時にメールを送る機能があります。
上記の機能を備えたメーラーを使うとよいでしょう。私はmozillaのthunderbirdを使用しています。無料で高機能なのでおすすめです。
このメーラはアドオンと呼ばれる追加機能が豊富であることが魅力です。
後で送信というアドオンが予定した日時にメールを送る機能です。とても便利なので、ぜひお試しください！
紙で回覧する場合の案内ポイント
ではつぎに、忘年会の社内案内を紙で回覧する場合を書いてみたいと思います。この場合も要領はメールと同じ。
メールでの案内内容を網羅し、ワードなどで作成するとよいですね。
ポイント 誰でも見やすいフォントで
メールと違い、紙の場合は紙面に印刷されたもので手元に届来ます。メールの場合は字がちいさければ大きくできますが、印字は大きくできません。
極端に大きくする必要はありませんが、多くの年代の人が見ることを想定して、フォントに気を使い、太めで見やすい、MSゴシックを使用しました。
ではまずは文例です。
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○○部の皆様
○○部 忘年会のご案内
平成○○年 ○月○日
幹事：○○部 ○○
○○部の皆様、お疲れ様です。もうすぐ１年もおわりますね。日頃の仕事の疲れ癒やすべく下記の日時にて、忘年会を開催致します！当日は○○のゲームや余興も用意しています。嫌なことや、つらいこともありますが、思いっきり楽しみませんか？
忘年会詳細
日時：12月○日（金） 19：00～21：00頃終了予定
会場：○○△△屋
場所：HPアドレスや食べログのページ
対象：○○部の皆様
会費：部長６,０００円
課長５,０００円
一般４,０００円
お問い合わせは ○○部○○ 内線：１２３４まで
○○部○○課長、○○課長
恐縮ですが、各課の参加の可否を添付のリストにて集めていただくことは可能でしょうか？
【行ってほしいこと】
１ 添付の課メンバーのリストを課内で回覧
２ 回覧したものを私までご提出頂きたいです！
３の提出期限：○月○日までにご提出をお願いできますと幸いです！
幹事○部○○まで
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さて、社内用の回覧テンプレを作成しましたので、以下からダウンロードいただけます。よろしければアレンジして使ってみてください。
まとめ
忘年会の社内用案内文メール、また紙面での回覧の際のポイントを解説致しました。一年の締めくくりとなる、忘年会は楽しく盛り上がりたいですよね。
幹事としては文面で楽しさが期待できるような案内文にしたいですよね。文例をアレンジするなどして、案内文をつくって是非楽しい会にしましょう！
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