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転職の応募書類、封筒の入れ方、履歴書の三つ折りはNG?向きや書き方、手渡しする時のNG5つ!

転職の応募書類を応募先の会社に送ることがあります。その際、封筒に入れる入れ方や順番、正確に知っていますか?また履歴書を入れる向き、封筒の書き方も決まりがあります。

また、三つ折りにして送られてくる履歴書も有りますが、これはよいのでしょうか。ここでは応募書類を送る際のマナーを書いてみたいと思います。

また、面接の際、応募書類を手渡しすることがありますよね。この時もしっかりとしたマナーでよい印象で面接をスタートしたいものです。一緒に勉強していきましょう。

応募書類を封筒に入れる入れ方

まずは履歴書と一緒に送るものを用意

転職活動の中で、自分で履歴書を企業に送る場合、以外と「何を入れるんだっけ」となりませんか?そこで用意するものをまとめてみました。

  • 封筒 (角2サイズ=A4)(白を推奨)
  • 履歴書
  • 職務経歴書
  • 添え状
  • クリアファイルがあればベター

封筒は白を推奨していますが、茶色が悪いかというとそうでもありません。転職のことを書いたウェブサイトなどで、白を推奨しており、茶色は印象が悪い、と書かれたサイトも有ります。

しかし、白がベスト、というのが企業の人事担当者の共通認識かというと、そうでもないように思います。

茶色で送られてきた履歴書を「非常識だ」とは思わないですね。私の感覚ではどちらでもかまわないが、白が一般的には推奨される、という見解です。

また、履歴書や職務経歴書は送る前にコピーをとっておきましょう。面接では目の前の面接官があなたの履歴書と職務経歴書を見ながらあなたに質問します。覚えていなかったらサイアク。忘れずに行いましょう。

クリアファイルに入れるのは、万が一、封筒が水に濡れてしまったときのことへの配慮です。なくても構いませんが、あったほうがベターですね。

添え状はどうする

あったほうがベターなのが添え状。

「○○をお送りいたしますので、よろしくご査収くださいね」という意味合いのもの。添え状なしで履歴書と職務経歴書が送られて来ると「うーん、そっけない人ダナー」という印象になります。

ないことでマイナス評価にはなりませんが、他の部分で、(例えば履歴書のミスなど)マイナス点が見つかると、「添え状もないし、○○もいいかげんだ、見送ろう」となる可能性も。減点要素になる、ということです。

履歴書の三つ折りはNG

ここで、履歴書を折ることの是非を書いておきますね。履歴書はA3サイズのものとA4サイズのものがあります。ともに、三つ折りはNG。

三つ折りにして長封筒に入れて送る、という人も中にはいますが、履歴書はおらないようにしましょう。A3を真ん中で折ってA4にするのはOKです。

三つ折りがダメな理由は単純です。採用担当者の手を煩わせることになるから。応募されてきた書類はどこの会社でもファイリングしているもの。

その際、三つ折りの履歴書があると、ファイリングしにくいです。また、履歴書は通常、コピーして使います。コピーしにくいですよね。

こういう受け取る側の事情を考えていただくと、三つ折りの履歴書がNGな理由がおわかりいただけると思います。

封筒の書き方

さて、いよいよ封筒の書き方です。まずは以下の図を参考にしてください。

人事部門の個人名がわかっている場合

人事の担当者名がわかっていない場合

上の2つは何が違うかというと、宛名が異なるだけです。書き方に特に難しいところはありませんが、注意点が有ります。以外と多いのが、社名間違い。私は何度も郵送されて来た宛名が間違っている書類を見ています。

これ、ものすごく失礼ですよね。書き方以前の問題です。

また、細かいルールとして、部門あては「御中」、個人宛は「様」です。人事部宛、や人事部行 はNGです。ここは一般常識なので、間違えずに書きましょう。

封筒に宛名を書く時の注意点

さて宛名を書く時にを注意点が幾つか存在します。よくやる間違いが「株式会社」です。(株)などと略すと違う会社名となります。世の中には沢山の会社があり、「株式会社」、「まえかぶ」、「あとかぶ」、全て違います。

  • 書くときはサインペンがベスト。
  • ボールペンなどは細いので、見づらい
  • 「履歴書在中」は100均でスタンプを買える。あるいは赤字で枠をモノサシでつける
  • 住所は都道府県から正確に
  • 株式会社を(株)などと略さない。また、株を社名の前につけるか、あとにつけるかでも、HPを確認して正確に書くこと。社名の間違いは印象最悪。(結構たくさんの方が社名を間違えて送ってきます)
  • 切手はまっすぐ貼り付ける

以外と雑になりがちなのが切手です。ここまで来るのに、結構な神経を使っています。意外と疲れますよね。でも気を抜くのはまだ早いです。

切手が曲がってしまうと、せっかくきれいに作った封筒の印象が一気に台無しに。丁寧に貼り付けましょう。

転職の応募書類を入れる前に

忘れずにコピーを!意外とやってしまうのが、コピーのとり忘れ。面接の現場で「何書いたっけ」ということが起こることがあります。私も実際に有りました。覚えているはずが覚えていないもの。

コピーはちゃんととっておき、必要であれば、面接の現場で「ちょっと見てもよろしいでしょうか」と切り出して許可をもらうのは悪くないです。

転職の応募書類の向き、入れ方

さて、応募書類を封筒に入れましょう。入れ方ですが、これには順番も向きも決まりがあります。向きや入れ方で損をしないようにしましょう。

まずは画像をみてください。以下のように入れます。

画像履歴書の向きは上記のように、A3の履歴書なら真ん中から2つ折りにし、正面に顔写真がくるように入れます。

A4一枚の履歴書なら写真の面を正面に。特に難しいことはありませんね。他の書類も向きを揃えましょう。

以外とあるのが、バラバラの向きに入れられて送られてくる応募書類です。

転職の応募書類の順番

転職の場合の応募書類の入れ方は以下の順番です。

  1. 添え状
  2. 履歴書
  3. 職務経歴書
  4. 添付書類が(あれば)

応募書類一式を新品のクリアファイルに入れて送れば「きちっとした人」という印象になります。ぜひ使用したいところです。買ったことのないあなた、こちらなどいかがでしょう。

1枚あたり95円程度です。入れ方一つで印象が変わりますので、できればクリアファイルは用意したいです。

さて、お疲れ様でした、やっと応募書類を封筒に入れることができましたね。これで糊付けし、「〆」マークをつけるて送ると完璧でしょう。

送ったあとは

さて、書類を一式送った旨、メール連絡もしておくとベター(電話はやめよう!採用担当者の手間になります)です。これは採用担当者のアドレスがわかる場合だけでよいです。

こんな応募書類はNG!8選

では実際に履歴書を受け取る、人事の採用担当者の視点で書いてみます。こんな履歴書は「だめ」と思う人事の採用担当者の視点から見ると、こんな履歴書が送られてくると、NGにしたくなるものを上げてみたいとおもいます。

  1. 社名間違い
  2. 担当者名の間違い
  3. 字が汚い
  4. 履歴書の写真がスナップ写真のようである
  5. 写真がまっすぐに貼られていない
  6. 履歴書の経歴に時系列的な間違いがある
  7. 書類がよれっとしている
  8. 書類から変な匂いがする(実際にありました)

すべてマイナス評価になります。まだ一緒に働いていないにもかかわらず、仕事上でのいい加減さが想像できるからです。

履歴書含め、転職の応募書類の送付はそういう意味で、大変シビアです。特に社名間違いなどそれだけでNGとしたい気分になります。

応募者は複数の履歴書を送ることから、大変なのはわかりますが、採用担当者の目線は全く逆。

複数の書類の中から、マイナス要素をみつけて、落とす必要があるのです。あなたの応募書類がマイナス評価にならないよう、そつなくこなしましょうね。

応募書類を手渡しする時のマナー

転職面接の際、履歴書と職務経歴書をお持ちください、と指定されることがありますね。この時にはルールはあるのでしょうか?あります。厳密なものではありませんが、マナーとして押さえておきましょう。

応募書類の渡し方

転職活動で、応募書類を手渡しするシーンがあります。と言っても色々なシーンがあります。例えば、面接前5分くらいに到着し、あなたは着席して面接官を待っています。このシーンの場合は以下のような流れが望ましいです。

  1. 着席する
  2. カバンからそっと封筒をだす
  3. 封筒からクリアファイルごと取り出し、封筒の上においておく
  4. 向きは面接官が受け取ってすぐに読める向きに
  5. 「本日履歴書はおもちですか?」と聞かれたら、「本日はよろしくお願いいたします」と、クリアファイルごと両手で丁寧に渡す

という流れです。

さて、面接官がすでに着席している部屋にノックをして入る際は流れが全く変わります。

  1. 「本日履歴書はおもちですか?」と聞かれたら、カバンから封筒を取り出す(聞かれない場合、「履歴書を持参したのですがいかが致しましょうか?」と聞き、指示に従う)
  2. 封筒からクリアファイルごと取り出し、「本日はよろしくお願いいたします」と両手で丁寧に渡す

という流れになりますね。シーンに応じて使いわけるとよいでしょう。さて、あるべき姿を見たあとは、NG例を見てみようと思います。

転職の応募書類の渡し方NG例5つ

転職の(新卒も)応募書類の渡し方で落とし穴も有ります。どれも些細なものですが、印象を左右しますので、きっちり頭にいれておきましょうね。

1)糊をつけ、封筒に入れたまま渡す

担当者は悪戦苦闘します。ハサミで慎重に開け、クリアファイルから取り出し、コピーをする、という三段階の手間をかけてしまいます。

2)片手で渡す

ぞんざいな印象を与えます。

3)履歴書や職務経歴書の日付が持参日でない

なぜ今日の日付けではないの?という印象。持参した日を入れましょう。

4)封筒の角が折れてよれている

見た目が汚いということ、汚い封筒から出てきた書類は価値が下がる印象を持ちます。ハードケースなどをうまく使用しましょう。

5)封筒に履歴書在中、と書かれていない

これはマナー違反になるようです。私は履歴書在中、と書かれていなくてもなんとも思いませんし、自分でもわざわざ赤字で書いたことはありませんが、一般常識としては履歴書在中、と記載するのがマナーです。

応募書類の渡し方、私の感覚では

実は私は上記のような渡し方のマナーをあまり気にしていません。(採用担当者として)特に、渡す時の向きなどです。なぜならば、面接時に履歴書を受け取っても、そのままの状態で読むことはないからです。

受け取るとまずコピーをします。面接をしながら、コピーした書類にいろいろ書き込むからです。原本を面接で使う、ということは怖くてできません。

また、会社によっては履歴書をうけとるのが採用担当者だったり、経理の女性社員が兼務していたり、と様々です。

また、封筒ごと渡されると採用担当者はこまるんです。なぜならば、A4サイズの書類が散乱するデスク(きれいなデスクの方ももちろんおられます)の上で角2封筒が届くと、封筒から必要書類を出し、封筒を部内の「封筒貯め置き場」に置く、という手間が発生するのです。

封筒ごと渡す、というシーンを想定して、「履歴書在中」と書くのが望ましい、と書いているサイトも、もちろん一般論として、正しいと思います。

何がいいたいかというと、実際の採用現場では教科書どおりの丁寧さは必要のない場合が多い、ということです。その分の労力を自己分析などに振り向けることができればベストですね。

「基本」として知っておき、シーンに応じて使い分けるとよいですね。

まとめ

  • 応募書類を封筒の入れ方は向き、書き方、順番などのルールを守ろう
  • クリアファイルに入れるとイメージアップを狙える
  • 履歴書の三つ折りはNG。A3の履歴書意外、折らない
  • 応募書類を手渡しする時はマナーを守ろう

いかがでしたか?転職の応募書類の送付、意外と気が抜けないですね。小さなところまでしっかりやりましょう。気を抜くと印象を悪くするのが、応募書類です。プラスにはならないが、マイナス印象にはなります。

また、面接時に手渡しするシーンは面接の序盤ですから、第一印象になります。固くなりすぎず、自然にできると、面接官の印象も良くなりますね。

またNGはしっかり知っておきましょう。応募書類を郵送する、手渡しする、双方クリエイティブな作業ではありませんが、きっちりこなすことでよい印象を形づくることもできます。

手を抜かないようにして、印象アップに努めましょう!